Polityka Prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 23 października 2025 r.
Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Askee Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Gostyńska 91, 80-298 Gdańsk, NIP: 5223018301, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000522010, (dalej: „Askee”, „Administrator” lub „Procesor”), w związku z korzystaniem z aplikacji Askee – Asystent AI (dalej: „Usługa”) świadczonej w modelu SaaS.
Polityka jest zgodna z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”), Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. oraz innymi obowiązującymi przepisami, w tym dotyczącymi sztucznej inteligencji (np. AI Act).

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych Klientów i Użytkowników Usługi jest Askee Sp. z o.o., ul. Gostyńska 91, 80-298 Gdańsk, e-mail: kontakt@askee.pl.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: kontakt@askee.pl lub listownie na adres siedziby Askee.
W przypadku gdy Askee przetwarza dane osobowe na zlecenie Klienta (np. dane wprowadzane przez Klienta do Usługi), działa jako procesor danych, a zasady przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych, będąca załącznikiem do Regulaminu Usługi.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Askee przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Świadczenie Usługi Askee – Asystent AI:

• Cel: Realizacja Umowy, w tym umożliwienie dostępu do Usługi, generowanie odpowiedzi AI, przechowywanie historii interakcji, zapewnienie wsparcia technicznego.
• Podstawa prawna: Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub, w przypadku danych przetwarzanych na zlecenie Klienta, powierzenie przetwarzania danych (art. 28 RODO).
• Dane: Imię, nazwisko, adres e-mail, dane behawioralne (np. historia zapytań), inne dane wprowadzone przez Klienta lub Użytkowników.

Zarządzanie Kontem i rozliczeniami:

• Cel: Utworzenie i administrowanie Kontem Klienta, wystawianie faktur, obsługa płatności.
• Podstawa prawna: Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, np. przepisy podatkowe).
• Dane: Dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, NIP, adres), dane rozliczeniowe.

Wsparcie techniczne i obsługa Klienta:

• Cel: Rozpatrywanie zapytań, reklamacji i zgłoszeń technicznych.
• Podstawa prawna: Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – zapewnienie jakości Usługi).
• Dane: Dane kontaktowe, treść zgłoszeń.

Zapewnienie bezpieczeństwa Usługi:

• Cel: Monitorowanie bezpieczeństwa systemów, wykrywanie i zapobieganie incydentom (np. cyberataki).
• Podstawa prawna: Uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ochrona systemów i danych).
• Dane: Dane logowania, adresy IP, dane behawioralne.

Zgodność z przepisami i obrona przed roszczeniami:

• Cel: Realizacja obowiązków prawnych (np. RODO, AI Act), obrona przed roszczeniami osób trzecich.
• Podstawa prawna: Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ochrona interesów prawnych).
• Dane: Dane związane z korzystaniem z Usługi, treść roszczeń.

Udoskonalanie Usługi:

• Cel: Analiza korzystania z Usługi w celu jej doskonalenia (np. analiza statystyk użytkowania).
• Podstawa prawna: Uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – poprawa funkcjonalności).
• Dane: Zanonimizowane dane statystyczne, dane behawioralne.

3. Kategorie przetwarzanych danych

Askee przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• Dane Klienta: Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, NIP, dane rozliczeniowe, dane Konta.
• Dane Użytkowników: Dane wprowadzane przez Użytkowników (np. treść zapytań, historia interakcji).
• Dane techniczne: Adresy IP, dane logowania, informacje o urządzeniach, dane behawioralne (np. czas korzystania z Usługi).
• Dane wprowadzane przez Klienta: Wszelkie dane, w tym dane osobowe, przekazywane przez Klienta do Usługi (np. dane kontrahentów, dane analityczne, atrybuty). Askee przetwarza te dane jako procesor na zlecenie Klienta, zgodnie z Umową powierzenia.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom:

• Podprocesorzy: Podmioty wspierające Askee w świadczeniu Usługi, np. dostawcy usług chmurowych (lista podprocesorów dostępna na stronie ask.ee w sekcji „Polityka prywatności”).
• Organy publiczne: W przypadkach wymaganych prawem (np. na żądanie organów ścigania lub Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
• Partnerzy techniczni: Dostawcy usług wsparcia technicznego, pod warunkiem zachowania poufności i zgodności z RODO.

Askee zapewnia, że wszyscy odbiorcy danych są związani umowami zapewniającymi odpowiedni poziom ochrony danych, zgodnie z RODO.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres:

• Świadczenia Usługi: Przez czas ważności Umowy, zgodnie z Regulaminem.
• Rozliczenia: Przez okres wymagany przepisami podatkowymi (zazwyczaj 5 lat od końca roku podatkowego).
• Roszczenia: Do upływu okresu przedawnienia roszczeń (zazwyczaj 3 lata, zgodnie z Kodeksem cywilnym).
• Dane wprowadzone przez Klienta: Do 30 dni po wygaśnięciu Umowy, chyba że Klient zażąda zwrotu danych lub prawo wymaga dłuższego przechowywania.

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

• Dostępu do swoich danych (art. 15 RODO).
• Sprostowania danych (art. 16 RODO).
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO).
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Przenoszenia danych (art. 20 RODO).
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO).
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Wnioski dotyczące realizacji praw można składać na adres: kontakt@askee.pl. Askee rozpatruje wnioski w terminie 30 dni, z możliwością przedłużenia do 60 dni w skomplikowanych przypadkach.
W przypadku danych przetwarzanych przez Askee jako procesor, wnioski osób, których dane dotyczą, są przekazywane Klientowi (Administratorowi), który odpowiada za ich realizację.

7. Środki bezpieczeństwa

Askee stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych, w tym:

• Szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS).
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla dostępu do Konta.
• Regularne backupy danych.
• Monitorowanie i ochrona przed nieautoryzowanym dostępem.
• Szkolenia personelu w zakresie ochrony danych.

Szczegółowy opis środków bezpieczeństwa dostępny jest w załączniku do Umowy powierzenia przetwarzania danych.
Askee wdrożyła mechanizmy monitorowania danych wprowadzanych przez Klientów w celu minimalizacji ryzyka przetwarzania danych niezgodnych z prawem. W przypadku wykrycia takich danych, Askee może wstrzymać ich przetwarzanie i powiadomić Klienta.

8. Charakter treści generowanych przez AI

Treści generowane przez Askee – Asystent AI mają charakter doradczy i nie zastępują profesjonalnej porady (np. prawnej, medycznej, finansowej). Klient ponosi odpowiedzialność za weryfikację i wykorzystanie takich treści.
Askee dokłada należytej staranności, aby treści generowane przez Usługę nie naruszały praw własności intelektualnej osób trzecich. Jednak z uwagi na specyfikę technologii AI, Askee nie gwarantuje, że treści te są wolne od potencjalnych naruszeń. Klient zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia Askee o jakichkolwiek roszczeniach związanych z naruszeniem praw własności intelektualnej.
Askee nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte przez Klienta lub osoby trzecie na podstawie treści generowanych przez Usługę, jeśli decyzje te doprowadziły do szkód.

9. Zgodność z przepisami dotyczącymi sztucznej inteligencji

Askee oświadcza, że Usługa jest zgodna z obowiązującymi przepisami dotyczącymi sztucznej inteligencji, w tym rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), w zakresie obowiązującym na dzień 23 października 2025 r.
W przypadku zmiany przepisów, Askee zastrzega sobie prawo do dostosowania Usługi lub Polityki Prywatności w celu zapewnienia zgodności, o czym Klienci zostaną powiadomieni z 14-dniowym wyprzedzeniem.
Klient zobowiązuje się do korzystania z Usługi w sposób zgodny z przepisami AI Act oraz do wprowadzania danych zgodnych z prawem.

10. Odpowiedzialność za dane wprowadzane przez Klienta

Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za legalność i zgodność z prawem danych wprowadzanych do Usługi, w tym za uzyskanie zgód osób, których dane dotyczą, oraz za przestrzeganie przepisów RODO i innych regulacji.
Askee nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia osób trzecich wynikające z niezgodnego z prawem wprowadzenia danych przez Klienta, w tym naruszenia praw własności intelektualnej lub ochrony danych osobowych.
W przypadku roszczeń osób trzecich związanych z danymi wprowadzonymi przez Klienta, Klient zobowiązuje się do zwolnienia Askee z odpowiedzialności oraz pokrycia kosztów obrony prawnej i ewentualnych odszkodowań.

11. Pliki cookies i technologie śledzące

Usługa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• Zapewnienia prawidłowego działania Usługi (cookies niezbędne).
• Analizy statystyk użytkowania (cookies analityczne, po uzyskaniu zgody).
• Personalizacji Usługi (cookies funkcjonalne, po uzyskaniu zgody).

Klient może zarządzać ustawieniami cookies poprzez panel ustawień na stronie ask.ee. Szczegółowe informacje o cookies dostępne są w sekcji „Polityka cookies” na stronie ask.ee.
Dane zbierane za pomocą cookies są przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dla cookies niezbędnych).

12. Zmiany w Polityce Prywatności

Askee zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, nowych funkcjonalności Usługi lub zmiany procesów przetwarzania danych.
O zmianach Klienci zostaną powiadomieni z 14-dniowym wyprzedzeniem poprzez e-mail lub komunikat w panelu użytkownika. Kontynuacja korzystania z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

13. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych Polityką stosuje się przepisy RODO, Ustawy o ochronie danych osobowych, Kodeksu cywilnego oraz Regulaminu Usługi.
Wszelkie spory związane z przetwarzaniem danych rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Askee, chyba że Klient jest konsumentem – wówczas właściwy jest sąd według przepisów ogólnych.
W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt: kontakt@askee.pl.

Załączniki:

• Lista podprocesorów
• Opis środków technicznych i organizacyjnych